一、背景介绍

“无纸化会议”最早是由联合国非政府组织委员会于2003年提出，它用全电子模式运作非政府机构委员会，是努力提高委员会工作效率，改善工作方法的举措之一。同年5月5日，联合国总部的一号会议厅正式启动“无纸化委员会”，每次为委员会会议节省纸张4至8万份。2010年1月1日，联合国对会议文件的使用、管理全面推行“无纸化”。

 纵观国际国内较成熟的无纸化会议系统，从系统外观来看，好似小型一体化电脑，集视频显示、计算机技术、智能触控、通讯技术、软件技术、书写技术等多种功能于一身，能够完成从资料查阅、文件批注到讲稿导读、会议记录、会议室型号触控切换等系列工作，无需分发大量的纸质文件，使与会者真正告别了纸质材料。

我国国家领导人在多次会议上强调，要以高度负责态度应对气候变化，加快经济发展方式转变和经济结构调整，抓紧研发和推广低碳技术，深入开展节能减排全民行动，努力实现“十一五”节能减排目标，践行相关国家承诺。

在两会期间，全国政协办公厅新闻局负责人表示，本届全国政协会议将大幅减少会议简报、大会发言报告等纸质印刷品，主要通过委员办公系统平台及官方网站发布，仅此一项，可节省会议支出约200万元。

造纸用纸必要砍树，在现代科技高速发展的背景下更多实现“无纸化”会议系统，不光是在厉行节约、提高会议效率，更是“生态绿肺”的福音。

无纸化会议是一种全新的会议模式，它将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，为办会和参会人员提供极为实用的工作平台。

二、传统会议存在的问题

1、开会的准备周期长、效率低，要经过打印、装订、分发、签到、收集投影资料等过程，效率有待提高。

2、会议成本高，打印或复印大量会议资料，耗费大量的纸张，还存在装订出差错的可能；

3、含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料的打印和分发，会导致泄密。

4、 现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时，看不清的阻碍；

5、移动办公的需求，想要轻便、简单而又高效；

6、会前阅读会议材料，需要标记或者笔记资料内容和自己观点，但缺少一种工具在会前和会中都可方便使用。

三、使用无纸化会议系统的好处

1、提高办公效率。将会议过程中的各环节无纸化、无线化，将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部搬上电子平台，这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的任务。

2、降低办公成本，包括打印、复印、装订、会议配套设备（投影仪、移动白板、白板笔等）所产生的费用；

3、解决会议投影内容看不清，姿势累的问题；

4、满足移动办公需求，带平板、笔记本、手机即可参会，轻便、简单、高效；

5、不需要每个会议室都配备投影仪，系统通过同屏可以起到同屏浏览的效果，没有投影仪也可聚焦重点；

四、设计思路

首先，通过后台管理界面进行会议定制，包括：录入会议议程、参会人员，上传会议资料等。完成这些操作后，会议管理人员在会议开始前进入会场，在会议管理系统的管理端开启会议。

与会人员到达会场后，根据会议终端上的名称、座号提示在指定位置就座，并在自己计算机终端上进行会议签到。开会时，参会人员使用自己的计算机终端来浏览会议资料、进行会议交谈，查看共享桌面并浏览会议布局等会议相关信息。评审结束后根据会议签到表打印评审信息。会议结束后，用户可以通过浏览器登录会议管理系统界面进行会议资料下载以及表决结果查看等操作。

五、系统实现功能

会前准备（会议管理者登录后台管理界面后进行，需用户名和密码）

首页格式 设置开机欢迎界面

• 自定义背景图片

• 配置部门、用户、会议室等信息，可批量添加

• 设置会议主题、座位、姓名、职务等信息的显示方式（字型字号字的颜色及布局）

• 设置会议议题、开会时间、主持管理

• 保存设置后实时生效

系统设置

• 设置网上浏览的主页

• 设置网络中控的主页

• 更换客户端皮肤    

中控功能

• 上升所有会议终端

• 下降所有会议终端

• 暂停上升（下降）所有会议终端

部门管理编辑部门

• 随意设置部门相关信息

• 添加、修改、删除部门信息 

用户管理编辑用户

• 随意设置用户相关信息

• 设置用户的权限

• 支持批量导入用户信息

会议室管理编辑会议室

• 添加不同会议室平面图

• 设置桌位图标

座位管理编辑座位

• 添加、修改、删除指定会议室座位

• 拖拽座位号到指定会议室平面图位置

桌牌设置编辑桌牌信息

• 设置桌牌公司、部门信息

• 设置人名、职位信息

• 更换背景图片、字体、颜色

多会议预设 预设多次会议

• 预设多次会议信息，为每次会议设置不同的参会人员、会议资料等

• 设置会议主题、主持人、会议秘书、会议说明、会议时间、会议地点

与会者管理 编辑参会人员列表（用于显示于双面屏）

• 添加、修改、删除与会人员

• 支持导入导出与会人员

• 支持批量导入与会人员

• 设置每位与会人员的权限

• 编辑座位号信息

文件管理 上传会议文件

• 编辑文件分类（上传PDF\PPT\Word\Excel\图片等文档）

• 编辑与会人员对应的会议文件列表

• 设置私人文件放置于对应与会人员的文件夹中

• 设置共有文件放置于文件列表根目录

投票管理 设置及管理会议投票

• 编辑会议投票标题、选项、说明、类型

视频管理 配置视频点播

• 上传视频文件

会议向导 集成会议管理与与会者管理

• 设置会议

• 设置参会人员

会中功能

会议签到参会人员签到

• 一键触摸，支持手写，软键盘，快速签到，后台自动记录签到状态

• 签到后，参会者可以观看基本会议概况内容

• 签到状态统计结果可在后台直接导出为excel文件

呼叫服务 

• 呼叫添加茶水

• 呼叫递送纸笔

• 呼叫软件指导

• 其他服务

会议信息  显示参会人员的基本信息

• 以排位图的形式显示与会者人员的座次,红色代表相对应座位，蓝色代表已签到

• 以列表的形式显示与会者人员的座席号、姓名、单位、职位、签到时间

• 显示当次会议议题、议程

会议文件 显示并打开管理员分发的会议文件

• 支持文件分类(Word\Excel\PPT\PDF\图片\等)

• 支持与会者私人文件和会议共有文件控制

• 支持各种办公文件格式

会议同步 支持打开文档并同步共享演示文档

• 支持打开并查看文档

• 支持在线修改文档

• 支持批注文档并保存

• 支持共享演示文档到大屏

• 支持文档放大缩小查看

会议记录  会议过程随手笔记

• 支持上传到服务器

• 支持手写、无线键盘、手写板书写多种形式

电子白板 可在模拟白板上进行手写演示，使会议变得形象生动

• 支持铅笔、直线、矩形、椭圆形、文本等工具

• 支持画笔颜色、文字字号等

• 所有笔画等步骤都支持单步撤消

• 支持白板存档、载入，共享

交流提示 支持与会者之间实时交流

• 支持单选、全选收件人

• 支持发送、接收信息的实时显示

• 支持消息互发

网络浏览 浏览以太网

• 支持输入HTTP地址浏览网页

• 支持登录办公系统

• 支持登录邮箱

U盘导入 可以导入文件

• U盘等移动设备导入到后台

• 共享文稿等

• 导入视频 

会议投票 提供会议现场的投票表决功能

• 支持投票列表、投票说明描述

• 支持多种投票模式（记名/匿名/弃权）

• 投票结果自动统计。

视频服务 播放视频文件、直播源

• 支持播放服务器上的视频文件

• 支持播放流媒体视频源（例如：本地摄像头视频、远程视频、DVD等）

• 支持视频放大、缩小观看

• 支持全格式视频播放、最高支持到4K片源解码播放

• 支持一键共享视频到所有人的屏幕

• 视频截图批注并保存

PC模式 把无纸化终端作为普通PC电脑使用

• 支持广播设置（广播到投影或强制所以人全屏观看）

• 支持最小化无纸化并切换到windows桌面

主持功能 主持人机特有

• 具有主持权限的参会者可以手动标记所有参会者的签到状态、动态实时控制不同议题的开放与关闭、动态控制投票的开放与关闭、可向所有与会人员发送会议公告、可以设置流媒体地址并共享到与会人员的屏幕、设置本次会议的会议延长等。

中控功能 操作接入中控的设备

• 集中控制升降器升降、关闭与暂停、与会者终端和大屏关机、结束程序、关机、可扩展第三方中控界面